Viola è pronta: la vostra assistente AI su WhatsApp e al telefono.
Risponde ai contatti su WhatsApp, li richiama al telefono, riattiva le vostre liste con le campagne, prenota le visite con un nostro consulente direttamente in calendario e vi avvisa via email su ogni risultato.
ProntaAssistente addestrata e collaudata
3Campagne WhatsApp di riattivazione
40+Conversazioni di collaudo superate
Cliente
Vioduemax SRL Ssd · rif. Massimo Clara
Servizi
Chatbot WhatsApp + chiamate
Report
Pre-consegna · 17 settembre 2026
01
Come funziona Viola, in uno sguardo
La vostra assistente su WhatsApp e al telefono. Chi vi scrive in chat, chi riceve un messaggio dalle vostre campagne e chi viene richiamato al telefono parla sempre con Viola — stesso calendario, stesse informazioni, e ogni risultato vi arriva via email. L'abbiamo addestrata sui vostri materiali e collaudata in conversazione.
Mancano solo i passi finali, da fare insieme: l'attivazione del numero WhatsApp, il numero dedicato alle chiamate e le vostre liste contatti. Appena ci sono, Viola può partire.
Pronta
Addestrata e collaudata
3
Campagne WhatsApp di riattivazione
40+
Conversazioni di collaudo superate
I contatti, che arrivino da WhatsApp o dal telefono, entrano nella stessa assistente: risponde, prenota la visita e vi tiene aggiornati — sempre in un unico posto.
Un'assistente sempre disponibile
La stessa Viola per ogni contatto, in chat e al telefono: stesso calendario, stesso archivio contatti. In conversazione, dentro una campagna o al telefono, trovate sempre la stessa Viola.
Dice solo cose vere
Risponde solo con le informazioni ufficiali del centro che ci avete fornito — orari, accesso, corsi, regole. Se non sa una cosa, passa la conversazione a una persona vera: non se la inventa mai.
Mai prezzi in chat
Per cifre e promozioni invita sempre alla visita in centro con un nostro consulente. Le trattative restano a voi — Viola apre la porta, non la chiude.
Tutto in un unico posto
Ogni conversazione lascia un contatto aggiornato, una nota e un'etichetta nel vostro archivio. Niente si perde e niente è doppio.
02
Cosa ci serve da voi
Per accendere Viola e partire con i test ci servono ancora questi elementi. È l'unica cosa che manca al lancio:
a) Il canale WhatsApp Business. Un numero da dedicare al canale (non quello personale: uno del centro va benissimo, anche fisso), collegato al vostro Meta Business Manager. È il passo che sblocca WhatsApp. Vi affianchiamo noi nel collegamento, sono pochi minuti insieme in chiamata. Scarica la guida WhatsApp (PDF)
b) Metterci in contatto con il vostro gestionale. Per preparare le liste contatti (ex clienti, abbonamenti in scadenza, chi non frequenta da un po') ci basta essere messi in contatto con chi vi fornisce il gestionale della palestra: estraiamo insieme a loro le liste giuste, così non dovete esportare nulla a mano. Per ogni contatto servono nome, cognome, cellulare e — dove c'è — email.
c) Due conferme veloci. Che vadano bene gli orari delle visite con il consulente (lun–ven 8:30–19:30, sab–dom 9:00–13:00, 20 minuti) e le fasce proposte in prenotazione (mattina, pausa pranzo, pomeriggio, sera). E la soglia di inattività per considerare un contatto "non frequentante" (indicativamente 30 o 60 giorni), che decide chi entra nella campagna di rimotivazione.
d) L'ok sui messaggi delle campagne. Vi presentiamo i testi WhatsApp che Viola userà per le campagne: dateci un'occhiata e confermate. Poi li mandiamo in approvazione a WhatsApp/Meta (ci mettono 1–3 giorni). Nulla parte senza il vostro via libera.
e) L'ok al numero telefonico per le chiamate. Per far partire le telefonate serve un numero italiano dedicato a 624 Palestre, quello che i vostri contatti vedranno sul display quando Viola chiama. Lo attiviamo e configuriamo noi: a voi basta darci il via libera. Non tocca in alcun modo i numeri che usate oggi in reception.
03
Provala adesso
Qui sotto c'è Viola vera, la stessa che risponderà ai vostri contatti su WhatsApp. Scrivetele come farebbe una persona: chiedetele gli orari, i corsi, provate a chiedere il prezzo o a prenotare una visita. Risponde in tempo reale.
Il chatbot WhatsApp: campagne, conversazioni e prenotazioni
Viola riparte dai vostri contatti: scrive per prima con un messaggio approvato e, appena qualcuno risponde, entra in conversazione per proporre la visita. Con delicatezza, e con il rispetto assoluto di chi non vuole essere disturbato. Su WhatsApp è attiva tutti i giorni dalle 9 alle 20.
Le campagne di riattivazione
Le campagne partono dalle vostre liste — ex clienti, abbonamenti in scadenza e chi non frequenta da un po' — con messaggi già approvati da WhatsApp. Il ritmo è gentile: fino a 3 tentativi per contatto, solo a chi non risponde, sempre dentro la finestra 9–20.
1GIORNO 1
Apertura
il primo messaggio
se non risponde
2GIORNO 2
Promemoria
verso le 18
se non risponde
3DOPO
Richiamo
a distanza di giorni
Fino a 3 messaggi, solo a chi non ha risposto. Appena il contatto scrive, gli invii si fermano e prende la parola Viola.
Il discorso giusto per la persona giusta
Viola sa se il contatto arriva dagli ex clienti, da un abbonamento in scadenza o da chi non viene da un po', e adatta il tono. Ai non frequentanti niente vendita: solo un messaggio di vicinanza.
Chi dice STOP esce da tutto
Basta scrivere STOP e il contatto non riceve più nulla, da nessuna campagna. E in ogni caso un contatto riceve al massimo un numero limitato di campagne all'anno.
Mai prezzi, mai forzature
Per tariffe e promozioni invita alla visita in centro con un nostro consulente. Stile WhatsApp: risposte brevi e chiare — e se le chiedono "sei un bot?", lo dice con onestà e continua ad aiutare.
Passa a una persona quando serve
Se il contatto chiede di parlare con qualcuno, o la richiesta è delicata, Viola non improvvisa: segnala il contatto nel vostro archivio e avvisa subito lo staff via email.
Due strade, sempre
Quando qualcuno mostra interesse, Viola non si ferma a una sola proposta: mette sempre sul tavolo due possibilità, e lascia scegliere.
Fissare la visita in centro
Un appuntamento di 20 minuti con un nostro consulente, scelto fra gli orari davvero liberi in calendario. È la strada che Viola propone per prima.
Lasciare il numero ed essere richiamati
Chi preferisce parlarne a voce lascia il suo recapito. Il contatto viene segnato nel vostro archivio come "richiesta ricontatto", con il numero da richiamare bene in vista, e alla segreteria arriva un'email per avvisarla.
La prenotazione, dall'inizio alla fine
Quando la scelta è l'appuntamento, Viola non si limita a raccogliere la richiesta: prenota davvero. Chiede quando la persona preferisce — mattina, pausa pranzo, pomeriggio o sera — poi controlla il calendario vero del consulente e propone solo orari davvero liberi. La visita entra in calendario solo dopo un sì esplicito, e il contatto riceve la conferma in chat. Se nessun orario va bene, la richiesta passa a un consulente del centro.
Una prenotazione per conversazione: Viola fissa un solo appuntamento per volta. Se serve cambiare data, se ne occupa il consulente — così nel calendario non finiscono mai doppioni. Le visite sono di 20 minuti, lun–ven 8:30–19:30 e sab–dom 9:00–13:00.
Quello che Viola sa del centro
La sua base di conoscenza è aggiornata con i materiali che ci avete consegnato: le domande frequenti e il contratto. Vuol dire che oggi sa rispondere con precisione anche su prezzo d'ingresso, quota di tesseramento, orari della reception nelle diverse stagioni, sospensione dell'abbonamento e regole contrattuali — sempre con le stesse cautele di prima: le cifre non finiscono mai in chat, quelle si vedono insieme alla visita. Quando aggiornate un'informazione, aggiorniamo la sua base di conoscenza e Viola cambia risposta da quel momento.
05
Le chiamate di Viola
Viola non vive solo in chat: chiama anche al telefono. Stessa voce, stesso modo di fare, stesse regole che avete letto finora — con una differenza sola: qui parla, e ascolta. L'obiettivo non cambia mai: portare la persona a fare una visita in centro.
Chi chiama
Chi lascia il numero nelle campagne pubblicitarie
Le persone che vedono una vostra inserzione e lasciano il proprio numero per essere ricontattate. Viola le richiama entro poco, finché l'interesse è ancora caldo: capisce cosa cercano e con quanta urgenza, e propone la visita in centro con un nostro consulente.
Chi è passato ma non si è mai iscritto
Le persone che a suo tempo sono venute a chiedere informazioni o a provare il centro, e poi non hanno dato seguito. Viola le richiama per riaprire il discorso con garbo e riproporre la visita, senza far pesare il tempo passato.
Come funziona una chiamata
Si presenta. Dice subito chi è, che chiama da 624 Palestre e perché sta chiamando.
Verifica di parlare con la persona giusta e chiede se è il momento buono. Se non lo è, non insiste.
Ascolta. Due domande brevi per capire l'obiettivo e i tempi — poi lascia parlare.
Propone la visita. Venti minuti in centro con un nostro consulente, scegliendo insieme fra gli orari davvero liberi del calendario.
Conferma. Ripete giorno e ora, aspetta il sì, e chiude salutando.
Se non è il momento, o se la persona preferisce essere risentita, fissa un promemoria di ricontatto per il giorno e la fascia che indica lei.
Quando chiama (e quante volte)
Giorni e fasceDa lunedì a venerdì, 9:30–11:30 e 15:30–20:00
Fuori fasciaMai: nessuna chiamata la sera tardi, di notte, nel weekend o nei festivi
TentativiAl massimo 3 per contatto. Se non risponde, Viola non insiste sul momento: riprova in un altro orario
Durata visita20 minuti in centro, con un nostro consulente
Il ritmo è lo stesso delle campagne WhatsApp: presenti, ma mai insistenti. Dopo il terzo tentativo il contatto non viene più chiamato.
Dopo ogni chiamata
Tutto finisce sulla scheda del contatto
Nel CRM, sul contatto che ha ricevuto la chiamata, trovate l'esito, un riassunto di cosa si sono detti e la trascrizione completa. Niente appunti a mano, niente conversazioni che si perdono.
Un'email al centro
Insieme alla scheda aggiornata, al centro arriva una notifica via email: chi è stato chiamato, com'è andata e, se è stata fissata, la visita in agenda. Così la reception sa sempre cosa è successo.
Cosa vedrà chi riceve la chiamata. In questa fase di test le chiamate partono dal nostro numero interno +1 775 618 4524 (prefisso americano): se vi arriva una chiamata da questo numero, è Viola in prova. Al lancio la sostituiremo con un numero italiano dedicato a 624 Palestre: sempre lo stesso, riconoscibile e richiamabile. Non i numeri che usate oggi in reception, che restano liberi per il centro.
A che punto siamo. Le chiamate sono pronte e già collaudate in interno: le abbiamo provate conversazione per conversazione, come abbiamo fatto con la chat. Per i test usiamo già il nostro numero interno; per accenderle davvero mancano due cose: il numero italiano dedicato — lo attiviamo noi, a voi basta darci l'ok — e le liste dei contatti da chiamare, le stesse che stiamo preparando con il vostro gestionale.
06
Le sequenze WhatsApp, messaggio per messaggio
Qui trovate ogni campagna nel dettaglio: quando parte ciascun messaggio e il testo esatto che Viola invierà. Sono i testi che andranno in approvazione a WhatsApp/Meta, in attesa del vostro ok.
Valgono per tutte le stesse regole: Viola si ferma appena il contatto risponde (da lì la conversazione passa a lei, a testo libero), chi scrive STOP esce da tutto all'istante e per sempre, e ogni invio resta dentro la finestra 9–20. Il ritmo resta gentile — fino a 3 tentativi per contatto — e ogni follow-up parte solo se il messaggio precedente è rimasto senza risposta.
Bozza di lavoro. Le sequenze qui sotto sono la proposta di partenza. Il testo dei messaggi è definitivo, salvo vostre modifiche; cadenza e numero esatto di invii li confermiamo insieme prima di mandare tutto in approvazione. Dove leggete Nome ci va il nome del contatto, inserito in automatico.
1
Ex clienti — "torna in palestra"
Riattivazione di chi era già iscritto. Obiettivo: fissare una visita al centro. Tono caldo, nessuna pressione.
1GIORNO 1
Apertura
il primo messaggio
se non risponde
2GIORNO 2
Promemoria
verso le 18–20
se non risponde
3+24H
Richiamo
il giorno dopo
se non risponde
4+3 GG
Vantaggio extra
dopo qualche giorno
I 4 messaggi, uno dopo l'altro
VViola · 624 Palestre campagna ex clienti
Giorno 1 · apertura
Ciao Nome, sono Viola di 624 Palestre 😊 Sei stato uno dei nostri iscritti e ci farebbe davvero piacere rivederti in palestra. Abbiamo preparato un'iniziativa dedicata proprio a chi si è già allenato con noi, per rendere il ritorno più semplice. Ti va se ti racconto di cosa si tratta? Rispondi SÌ e ti scrivo tutto qui in chat.Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
Giorno 2 · promemoria (se non risponde)
Ciao Nome, sono Viola 😊 Lo so, riprendere ad allenarsi sembra sempre il pensiero da rimandare a lunedì. Per questo l'iniziativa per i nostri ex iscritti è pensata per ripartire con calma, senza pressioni e al tuo ritmo. Se ti incuriosisce, rispondi SÌ e ti spiego come funziona.Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
+24h · richiamo (se non risponde)
Ciao Nome, Viola di 624 Palestre 💪 Ti faccio una domanda: se tornassi ad allenarti, ti verrebbe più comodo di mattina, in pausa pranzo o di sera? Rispondimi anche solo con la fascia oraria e ti dico come possiamo organizzarci. Al resto pensiamo noi.Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
+3 giorni · vantaggio extra (se non risponde)
Ciao Nome, sono Viola 🎁 Questo è il mio ultimo messaggio, poi non ti disturbo più. Volevo solo dirti che per chi decide di tornare abbiamo riservato anche un vantaggio in più, pensato apposta per i nostri ex iscritti. Se ti va di scoprirlo, rispondi SÌ e ti spiego tutto!Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
2
Abbonamento in scadenza — rinnovo
Per chi ha l'abbonamento vicino alla scadenza. Stessi testi sia per le scadenze del mese corrente sia per quelle del mese prossimo — cambia solo la lista di partenza. Obiettivo: una visita per il rinnovo.
1GIORNO 1
Apertura
il primo messaggio
se non risponde
2GIORNO 2
Promemoria
verso le 18–20
se non risponde
3+24H
Richiamo
il giorno dopo
se non risponde
4+3 GG
Vantaggio extra
dopo qualche giorno
I 4 messaggi, uno dopo l'altro
VViola · 624 Palestre campagna scadenze
Giorno 1 · apertura
Ciao Nome, sono Viola di 624 Palestre 😊 Ti scrivo per avvisarti che il tuo abbonamento si sta avvicinando alla scadenza. Per chi è già iscritto abbiamo preparato alcune soluzioni dedicate, così puoi continuare ad allenarti senza interruzioni. Ti va se ti spiego quella più adatta a te? Rispondi SÌ e ti spiego tutto.Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
Giorno 2 · promemoria (se non risponde)
Ciao Nome, sono Viola 😊 Sapevi che rinnovare prima della scadenza è il modo più semplice per non perdere il ritmo che hai costruito? Ti bastano due minuti qui in chat per trovare la soluzione giusta per te. Rispondi SÌ e ti dico come procedere.Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
+24h · richiamo (se non risponde)
Ciao Nome, Viola di 624 Palestre 💪 Ti faccio una domanda veloce: per parlare del rinnovo, ti verrebbe più comodo passare in palestra di mattina, in pausa pranzo o di sera? Rispondimi anche solo con la fascia oraria e organizziamo tutto noi.Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
+3 giorni · vantaggio extra (se non risponde)
Ciao Nome, sono Viola 🎁 Prima che il tuo abbonamento scada, volevo dirti che per chi rinnova adesso abbiamo riservato anche un vantaggio in più. Se ti va di scoprirlo, rispondi SÌ. Sarebbe un peccato interrompere proprio ora: ci farebbe piacere continuare a vederti allenarti insieme a noi.Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
3
Rimotivazione — chi non frequenta da un po'
Per chi non si vede in palestra da tempo. Niente vendita e niente offerte: solo un messaggio di vicinanza, per farsi sentire. Al massimo 3 messaggi.
1GIORNO 1
Apertura
il primo messaggio
se non risponde
2GIORNO 2
Promemoria
verso le 18–20
se non risponde
3+3 GG
Chiusura gentile
dopo qualche giorno
I 3 messaggi, uno dopo l'altro
VViola · 624 Palestre campagna rimotivazione
Giorno 1 · apertura
Ciao Nome, sono Viola di 624 Palestre 😊 Ci siamo accorti che è un po' che non riusciamo a vederti in palestra e volevamo semplicemente sapere come stai. A volte basta poco per interrompere la routine e ricominciare sembra difficile. Come va?Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
Giorno 2 · promemoria (se non risponde)
Ciao Nome, sono di nuovo Viola di 624 Palestre 😊 Nessuna fretta e nessun impegno: volevo solo farti sapere che ci siamo e che ripartire è più facile di quanto sembri. Come stai?Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
+3 giorni · chiusura gentile (se non risponde)
Ciao Nome, Viola di 624 Palestre 💪 Questo è il mio ultimo messaggio, non voglio disturbarti. Se ti va di riprendere con più serenità, noi siamo qui quando vuoi. Ti aspettiamo!Rispondi STOP per non ricevere più messaggi✓✓
Dopo la risposta, Viola esce dai testi approvati e continua la conversazione a mano libera per proporre la visita in centro con un nostro consulente, nelle fasce mattina, pausa pranzo, pomeriggio o sera.
07
Come si comporta
Il comportamento di Viola l'abbiamo costruito sui vostri materiali: le informazioni ufficiali del centro e il tono delle conversazioni reali del vostro staff. Le regole valgono in ogni conversazione su WhatsApp, senza eccezioni.
Le regole che rispetta sempre
Mai prezzi in euro e mai promozioni in cifre: per tariffe e abbonamenti invita alla visita in centro con un nostro consulente, dove trovate insieme la soluzione migliore.
Niente consigli medici o schede di allenamento via chat: sono argomenti da persona, e li passa a un responsabile.
Un obiettivo chiaro: portare la persona a fissare la visita al centro, con gentilezza e senza forzare.
Rispetta subito chi non vuole essere ricontattato: un "STOP" chiude tutto, all'istante e per sempre.
Se le chiedono se è un'assistente virtuale, lo dice con onestà: non finge mai di essere una persona.
Chiusura sempre educata, anche quando la risposta è no.
Due esempi di conversazione
Su WhatsApp · chiede il prezzo
VViola · 624 Palestre online
Ciao, quanto costa l'abbonamento mensile?16:04
Ciao! 😊 Per i costi ti aspettiamo volentieri in struttura con un nostro consulente, così vedete insieme la soluzione più adatta a te e ai tuoi obiettivi. Ti va se ti fisso una visita per venirci a trovare?16:04 ✓✓
Sì volentieri16:05
Perfetto! 💪 Preferisci di mattina, in pausa pranzo, di pomeriggio o di sera?16:05 ✓✓
Su WhatsApp · prenota una visita
VViola · 624 Palestre online
Ciao, vorrei venire a vedere la palestra10:12
Che bello! 😊 Ti fisso volentieri una visita con un nostro consulente. Preferisci di mattina, in pausa pranzo, di pomeriggio o di sera?10:12 ✓✓
Di sera, se possibile10:13
Ho libero martedì alle 18:30 oppure giovedì alle 19:00. Quale preferisci?10:13 ✓✓
Martedì alle 18:3010:14
Perfetto Marco, ti aspettiamo martedì alle 18:30! 💪10:14 ✓✓
A sinistra: chiede il prezzo, Viola lo rimanda alla visita e apre la prenotazione. A destra: propone solo orari davvero liberi e l'appuntamento finisce davvero sul calendario del consulente.
08
Vi avvisiamo noi — e voi avete il controllo
Non dovete controllare niente a mano: quando succede qualcosa che conta, vi arriva un'email. E quando volete entrare voi in una conversazione, basta un clic dal vostro archivio contatti.
Quando ricevete un'email
Ogni visita fissata da Viola, con il riassunto della conversazione. Ogni contatto che risponde e completa una campagna. Ogni richiesta di essere richiamati, con il numero da richiamare. Ogni richiesta di parlare con una persona. E, a chiamate accese, l'esito di ogni telefonata.
Cosa contiene
Il nome del contatto, il motivo e il link diretto alla sua scheda nell'archivio: un clic e siete dentro, pronti a rispondere.
Il vostro controllo
Potete entrare in qualsiasi conversazione WhatsApp dall'archivio e rispondere voi. Un'etichetta sul contatto segnala subito chi aspetta una persona e chi ha chiesto di essere richiamato, e chi scrive STOP finisce automaticamente tra i "non disturbare".
Dove arrivano
Le email delle notifiche arrivano al vostro indirizzo di riferimento del centro. La notifica anche su WhatsApp arriverà con l'attivazione del canale.
09
Come l'abbiamo testata
Prima della consegna, Viola ha superato una lunga batteria di prove: oltre 40 conversazioni di collaudo con clienti simulati, anche difficili — scettici, arrabbiati, negoziatori, indecisi, domande trabocchetto e tentativi di farla sbagliare. Abbiamo anche fissato prenotazioni reali per verificare che l'appuntamento finisse davvero sul calendario, poi le abbiamo ripulite.
Cosa abbiamo verificato
AreaEsito
Conversazioni realisticheOltre 40 collaudi con clienti difficili, tenuta della persona
Riservatezza sui prezziMai una cifra, nemmeno sotto pressione o con domande insistenti
Prenotazione reale sul calendarioAppuntamento creato, confermato e verificato, poi ripulito
Nessuna invenzioneRisponde solo con il materiale ufficiale del centro
Passaggio a una persona nei casi delicatiLamentele, rimborsi, richieste mediche girati allo staff
Rispetto di chi dice STOPEsce subito da tutto, in automatico
Onestà sull'essere un'assistenteLo dichiara sempre, non finge mai di essere una persona
Stile WhatsAppMessaggi brevi e chiari, nel tono del vostro staff
Viola, in breve
CanaliWhatsApp (chat e campagne) e telefono — con prenotazione in calendario
Cosa sa fareInfo su orari, corsi e servizi, prenota la visita, passa allo staff
ObiettivoFissare la visita di 20 minuti al centro con un nostro consulente